actioPosAbrechnungssystem für die Werkstättenverpflegung (WfbM)

Unsere actioPOS Abrechnungssysteme für die Werkstättenverpflegung helfen bei der Planung, Vorbestellung, Essensausgabe und Abrechnung der Verpflegung in Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM).

Systembeschreibung

In einem web-basierten Abrechnungssystem werden die Benutzer in einer Datenbank verwaltet.

Bei Abholung eines Essens an der Ausgabe wird der Chip/die Karte auf einen Leser gelegt und die Buchung erfolgt. Gleichzeitig wird ein Hinweis für das Ausgabepersonal angezeigt, so dass das Essen portioniert und ausgegeben werden kann.

Optional kann eine Menüvorbestellung erfolgen.

Stellt der Caterer für einen beliebigen Zeitraum einen Menüplan ein, können die Nutzer oder Betreuer das gewünschte Essen für einen frei festzulegenden Zeitraum per Klick auf den Speiseplan vorwählen.

Der Caterer hat die Möglichkeit die aktuellen Bestellungen abzurufen und kann so das Essen für die jeweilige Einrichtung portionsgenau zubereiten und liefern.

Wird mit Chips oder Karten als Identifikationsmittel gearbeitet, wird der Transponder an einen Leser am Ausgabeterminal gehalten. Der Benutzername sowie das vorgewählte Menü wird daraufhin angezeigt und das Essen kann ausgegeben werden.

Wenn kein Essen vorbestellt wurde, kann ein Verkauf als Spontanessen erfolgen.

Am Abholterminal kann die Anzeige des individuellen Preises für das Essen unterdrückt werden. So kann ein Sozialzuschuss gewährt werden, ohne dass dieser für die anderen Gäste offensichtlich ist.

Ist die Karte nicht gültig (z. B. gesperrt) oder ohne Menüvorwahl, erscheint ein entsprechender Hinweis auf dem Terminal.

Alternativ zu RFID-Transpondern können auch Barcodeausweise verarbeitet werden.

Der Caterer kann die Menüs frei eingeben. Einmal angelegte Menüs bleiben in der Datenbank erhalten und können so für die Zukunft vereinfacht genutzt werden. Eine Auswertung für die Produktion wird zur Verfügung gestellt, so dass eine genaue Kalkulation möglich ist. Für Statistiken und betriebswirtschaftliche Auswertungen bleiben alle Daten im System gespeichert. Schnittstellen zu Fremdsystemen können zur Verfügung gestellt werden.

Alle Verkäufe, Aufwertungen, Buchungen werden transaktionsbezogen pro Karte (Nutzer/Gast) in der Software gespeichert und die Umsätze stehen sofort zur Verfügung.

Die Guthabeneinzahlung erfolgt auf ein Bankkonto unter Angabe einer Mitarbeiter/Nutzer ID. Diese ID-Nummer wird dem Benutzer bei der Eingabe in die Datenbank automatisch zugeordnet. Das Guthaben wird per Dateitransfer in das System übertragen und dem Mitarbeiter-/Nutzerkonto zugeordnet.

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Mögliche Erweiterungen

An einer angeschlossenen Kioskkasse können Artikel sowohl mit Bargeld als auch mit dem Transponder bargeldlos bezahlt werden. Optional kann für einzelne Nutzer der bargeldlose Verkauf an der Kasse gesperrt werden.

Auch eine Aufwertung/Einzahlung mit Bargeld ist an einer Kasse oder an einem Aufwertautomaten alternativ möglich.

Eine weitere Möglichkeit ist eine Einzahlung per Internet-Zahlungsdienstleister (paypal, Sofortüberweisung).

Eine nachträgliche Abrechnung per SEPA-Lastschrift, die Bereitstellung der Umsätze für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung oder für die Weitergabe an den Träger einer Maßnahme ist ebenfalls möglich.

Nutzen und Vorteile

Bestellungen, Abmeldungen, Entgegennehmen von Änderungswünschen, Bearbeiten von Beschwerden über nicht erhaltenes oder falsch geliefertes Essen und nicht korrekte Abrechnungen, nehmen viel Zeit in Anspruch. Hinzu kommen Abrechnungsprozesse für die Essensteilnehmer und Lieferanten, sowie die Geldeingangsüberwachungen.

Eine effiziente Unterstützung erhalten Sie mit dem Einsatz unserer Abrechnungssysteme für die Abrechnung der Verpflegungsumsätze für Werkstätten für Menschen mit Behinderung.

Über das Internetbestellsystem werden die Verwaltung von Speiseplänen, die Abrechnung mit dem Lieferanten/Caterer und die Prüfung des Geldeingangs für die Nutzerkonten vereinfacht. Weiterhin können z.B. die Mitarbeiter, Nutzer und Betreuer über das Internetsystem direkt ihre Bestellungen, Abmeldungen und Änderungen ohne Aufwand für die Verwaltung oder den Küchenbetrieb eigenständig vornehmen. Verschiedene Preise und Gruppen können individuell eingestellt werden.

Aus dem Menübestell-/Abrechnungssystem heraus erhalten Sie alle Daten, die Sie z.B. in Ihren angeschlossenen Rechnungs- oder Buchhaltungsprogrammen weiter verarbeiten können.

Die Steuerrelevanten Daten (GdPDU/GoBD) stehen für die Finanzbuchhaltung und -prüfung zur Verfügung.

Das Abbuchungsterminal mit persönlicher Identifikation per RFID-Chip oder Barcodeausweis sorgt für manipulationsfreie Essensausgabe und Transparenz von Bestellungen und Ausgabe der Essen.

Durch unsere Administration und Unterstützung bleibt das System intuitiv bedienbar und Sie können sich auf Ihre wesentlichen Aufgaben in den Werkstätten konzentrieren.

Jedes System ist individuell und nicht eine Lösung von der Stange. Für die praktische Nutzung im jeweiligen Betrieb sind einige Vorarbeiten und Abstimmungen notwendig. Hier werden wir gemeinsam die Grundeinstellungen und Funktionen Ihres Systems individuell abstimmen. So können Abo-Systeme und Vorbestellsysteme kombiniert werden oder auch ad-hoc-Systeme für den Free-Flow-Einsatz mit unserer Software abgebildet werden.

Kontaktieren Sie uns gerne für alle Fragen zum Thema Neuregelung beim Mittagessen in Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM).

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